اتوماسیون اداری چیست؟ معرفی و بررسی مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها

اگر صاحب یک کسب و کار هستید، با دردسر کارهای روزمره و تکراری سازمانی آشنایید و حتی ممکن است مجبور باشید خودتان برخی از این کارها را انجام دهید. اما با گسترش کسب و کار شما، حجم کارها و همچنین تعداد نیروی مورد نیاز برای انجام آنها به سرعت افزایش خواهد یافت. در چنین شرایطی استفاده از اتوماسیون اداری گزینه مناسبی برای حذف و کاهش کارهای تکراری است. در این گزارش کوتاه به تعریف اتوماسیون اداری و بررسی مزایای سیستم‎های اتوماسیون کسب و کار می‌پردازیم.
 

تعریف اتوماسیون اداری

اولین پرسشی که مطرح می‌شود، این است که اتوماسیون اداری چیست؟ در ساده‌ترین تعریف، اتوماسیون اداری راهکارهایی هستند که از طریق خودکارسازی وظایف تکراری و روزمره باعث کاهش حجم کار و افزایش بهره‌وری در سازمان شما می‌شوند. این راهکارها می‌توانند مشابه فناوری‌هایی باشند که شما قبلا از آنها استفاده کرده‌اید. برای مثال اتوماسیون مکاتبات اداری شباهت زیادی با سیستم‌های پست الکترونیکی دارند، با این تفاوت که سیستم‌های اتوماسیون اداری امکان دسته‌بندی، پاسخ‌دهی هوشمند، ارجاع، امضای الکترونیکی و نظارت بر روند نامه‌های اداری را فراهم می‌کنند.
این راهکارها در ایران به عنوان سیستم‌های اتوماسیون اداری شناخته می‎‌شوند، ولی نام بین‌المللی آنها ECM است. خودکارسازی و دیجیتالی‌کردن مکاتبات در سازمان و مدیریت و طبقه‌بندی اسناد سازمانی، بخش اصلی در تعریف اتوماسیون اداری محسوب می‌شود. با این حال، راهکارهای اتوماسیون اداری‌، می‌توانند قابلیت‌های متفاوت دیگری را نیز ارایه کنند. لازم به ذکر است که شرکت فراگستر یکی از اصلی‌ترین ارایه‌دهندگان خودکارسازی فرآیندهای اداری و سازمانی در ایران است. برای آشنایی بیشتر با خدمات فراگستر می‌توانید از وبسایت این شرکت به نشانی www.faragostar.net بازدید کنید.
 

مزایای استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری

حالا که با تعریف اتوماسیون اداری آشنا شدید، برخی از اصلی‌ترین و جذاب‌ترین مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری را برای شما معرفی می‌کنیم:
1- کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری
مدیرانی که می‌دانند سیستم اتوماسیون اداری چیست، از فواید آن در کاهش حجم کارهای تکراری آگاه هستند. عدم نیاز به انجام کارهای تکراری به شما امکان می‎دهد که بتوانید از نیروهای خود برای انجام کارهای مهم‌تر استفاده کنید. بنابراین، اتوماسیون باعث صرفه‌‎جویی در هزینه‌ها می‌شود و به شرکت‌های تجاری امکان می‌دهد تا حاشیه سود خود را بهبود ببخشند.
به عنوان مثال، سیستم‌های اتوماسیون اداری با استفاده از فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطات از راه دور، امکان دورکاری را برای کارمندان فراهم می‌کنند. این مساله با حذف ضرورت برای رفت و آمدهای طولانی، می‌تواند باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود و در نهایت بهره‌وری را افزایش دهد.
2- کاهش کاغذبازی‌های اداری
در هر سازمان، مکاتبات اداری مختلفی انجام می‌شود. سیستم‌های اتوماسیون اداری این قابلیت را دارند که این مکاتبات اداری را خودکارسازی و دیجیتالی کنند. این موضوع باعث کاهش قابل ملاحظه استفاده از کاغذ برای نامه‌ها و مکاتبات اداری می‌شود و مزایای متعددی از جمله کاهش هزینه‌ها و حفظ محیط زیست را همراه دارد.
3- افزایش چابکی سازمان
اتوماسیون اداری به چابکی و افزایش قابلیت‌های تصمیم‌گیری سازمان کمک می‌کند. این سیستم‌ها این کار را از طریق تجزیه و تحلیل مداوم داده‌های مربوط به عملکرد سازمانی انجام می‌دهند و با بررسی حجم ورودی و خروجی کار به مدیران نشان می‌دهند که کدام یک از بخش‌های سازمان نیاز به توجه بیشتری دارد. آگاهی بیشتر نسبت به عملکرد سازمان، باعث بهبود تصمیم‌گیری مدیران و در نتیجه افزایش چابکی سازمان می‌شود.
البته میزان داده‌ها و گزارش‌ها بستگی به نوع خودکارسازی‌هایی دارد که در نرم‌افزار اتوماسیون مورد استفاده شما ارایه می‌شود. اینجاست که  BPMS به عنوان یک نرم‌افزار مکمل برای سیستم‌های اتوماسیون اداری مطرح می‌شود. چرا که با استفاده از BPMS سازمان‌ها می‌توانند داده‌های غیرساختارمند خود را به داده‌های ساختارمند تبدیل کنند و از این طریق با ارزشمندتر کردن داده‌ها، آنها را تحلیل و مدیریت کنند. نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا نرم افزار BPMS امکانات بیشتری برای مدیریت فرآیندهای سازمانی فراهم می‎‌کند.
4- افزایش امکان نظارت و پی‌گیری امور
هر سازمانی برای بهبود نظارت‌های خود، نیاز دارد تا نظم مشخصی را در روندهای کاری کارکنان خود برقرار کند. وجود یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، با یکسان‌سازی فرآیندها به این نظم کمک می‌کند. در این حالت، شما می‌توانید تمامی کارها را پیگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که مراحل کاری سازمان به درستی انجام می‌شود.
با این حال اگر کار با سیستم مورد نظر مشکل باشد، می‌تواند اثر معکوس بگذارد و موجب بی‌نظمی و اختلال در کار شود. پس انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب اهمیت زیادی دارد.
5- افزایش مزیت‌های رقابتی
داشتن مزیت رقابتی از ضرورت‌های هر کسب و کار است. این مساله با توجه به رقابت‌های شدید در بازار امری طبیعی است. سیستم‌های اتوماسیون اداری از طرق مختلفی می‌توانند باعث ایجاد مزیت‌های رقابتی شوند. یکی از این راه‌ها افزایش مشتری‌مداری است.
در گذشته مشتریان برای پیگیری کارهای خود مجبور بودند دوندگی‌های اداری بسیاری را انجام دهند و گاهی به علت عدم حضور کارکنان مجبور می‌شدند تا روز دیگری مراجعه نمایند. اما امروزه مشتریان، به وسیله سیستم اتوماسیون اداری به راحتی می‌توانند به اسناد و مدارک مربوط به خودشان در سازمان‌ها دسترسی پیدا کنند و هر مشکلی در آنها وجود دارد رفع نموده تا روند پیگیری کارهای اداری آنها به سرعت انجام شود.
6- ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی داده‌ها
نگهداری و طبقه‌بندی اطلاعات در سازمان‌ها یک نیاز مبرم است و سیستم‌های اتوماسیون اداری، با قابلیت ذخیره کلیه اسناد و مدارک محرمانه و مهم مربوط به سازمان، این نیاز را برطرف می‌کنند. این سیستم‌ها همچنین قابلیت تفکیک انواع اسناد، تصاویر و پرونده‌ها را دارند و از ایمنی بسیار بالایی برخوردار می‌باشند. به همین دلیل شما می‌توانید با خیالی راحت از آنها برای ذخیره‌سازی اطلاعات خود استفاده کنید.
7- کاهش خطاهای انسانی
یکی از مزایای اتوماسیون اداری، کاهش خطاهای انسانی است. در واقع با دیجیتالی شدن فرآیندهای اداری، کارهای تکراری و بیهوده غیرممکن می‌شوند. سازمان‌های تجاری بزرگ می‌توانند با استفاده از یک سیستم مدیریت محتوای الکترونیکی، بر محتوای مربوط به پروژه‌ها و فعالیت‌های بزرگ نظارت داشته باشند و این نظارت باعث کاهش اشتباهات مربوط به عملیات ثبت اسناد و مدارک خواهد شد.
قابلیت زمان‌بندی برنامه‌ها و همچنین سیستم‌های یادآوری از سایر ویژگی‌هایی هستند که باعث کاهش خطاها در کسب و کار می‌شوند.
8- امکان تبادل داده‌ها
امکان تبادل اطلاعات بین کارکنان و حتی با سایر نرم‌افزارها، جزیی اساسی از سیستم‌های اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال، شما با استفاده از API فراگستر می‌توانید اطلاعات را از نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر به راحتی به سایر نرم‌افزارها منتقل کنید.
سیستم‌های اتوماسیون اداری، علاوه بر دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهبود ارتباطات برون سازمانی یک شرکت نیز کمک می‌کنند. به طوری که با استفاده از پروتکل ECE و بدون استفاده از کاغذ، به راحتی می‌توانید، با سایر سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون استفاده می‌کنند ارتباط برقرار کنید.
ارسال فایل‌ها و مکاتبات به صورت لحظه‌ای از دیگر قابلیت‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری است که می‌توانند سرعت کار کارکنان را افزایش داده و باعث بهبود بهره‌وری آنان شوند.
9- مدیریت دقیق‎‌تر
سیستم اتوماسیون اداری کارایی بیشتری را نسبت به هر سیستم دیگری برای کسب و کارها بوجود می‌آورد و می‌تواند دقت انجام کارها را در فعالیت‌های روزانه افزایش دهد. به علاوه، این سیستم‌ها معمولا مجهز به BPMS نیز هستند و می‌توانند با خودکارسازی فرآیندهای سازمانی، مدیریت آنها را دقیق‌تر کنند.
با استفاده از این سیستم‌ها مدیریت سازمان می‌تواند به طور دقیق عملکرد کارکنان خود را مورد بررسی قرار دهد و در صورتی که وقفه و یا اشتباهی رخ داده باشد به آنها گوشزد کند. بنابراین دیگر نیازی نیست که مدیران به صورت حضوری بر روند کارهای کارکنان نظارت کنند، بلکه می‌توانند از هر مکانی و با استفاده از سیستم بر عملکرد سازمان نظارت داشته باشند.
10- افزایش سرعت انجام کارها
از اصلی‌ترین مزایای اتوماسیون اداری، افزایش سرعت کارها در سازمان است. این مزیت، تا حدودی نتیجه دیجیتالی کردن فرآیندها و حدف نیاز به رفت و آمد برای انجام امور اداری است. شرکت‌هایی که به خوبی می‌دانند مزایای اتوماسیون اداری چیست، با استفاده از این سیستم‌ها، این امکان را برای کارمندان خود فراهم می‌کنند که در هر کجا و هر زمان، وظایف خود را به خوبی انجام دهند. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندها به بهینه‌سازی آنها کمک می‌کنند که این مساله نیز متعاقبا باعث کاهش زمان انجام کارها می‌شود.
 

کلام آخر

استفاده از سیستم‌‎های اتوماسیون در کسب و کارها رواج زیادی یافته است. این مساله به میزان زیادی در زمان و هزینه سازمان‌ها صرفه‌جویی می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا نیروی کار خود را بر مسائلی متمرکز کنند که برای شرکت مهم‌تر است. فراگستر یکی از شرکت های پیشرو و با سابقه در حوزه اتوماسیون اداری در ایران است که می تواند این سیستم را در کسب و کار یا سازمان شما پیاده کرده و شما را از مزایای خودکارسازی امور و فرایندها منتفع کند. برای آشنایی بیشتر با این مجموعه و درخواست دمو رایگان سیستم اتوماسیون اداری می توانید از لینک www.faragostar.net/automation اقدام کنید.
منبع : سایت تسنیم نیوز