اتوماسیون اداری چیست؟ معرفی و بررسی مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها

اگر صاحب یک کسب و کار هستید، با دردسر کارهای روزمره و تکراری سازمانی آشنایید و حتی ممکن است مجبور باشید خودتان برخی از این کارها را انجام دهید. اما با گسترش کسب و کار شما، حجم کارها و همچنین تعداد نیروی مورد نیاز برای انجام آنها به سرعت افزایش خواهد یافت. در چنین شرایطی استفاده از اتوماسیون اداری گزینه مناسبی برای حذف و کاهش کارهای تکراری است. در این گزارش کوتاه به تعریف اتوماسیون اداری و بررسی مزایای سیستم‎های اتوماسیون کسب و کار می‌پردازیم.
 

تعریف اتوماسیون اداری

اولین پرسشی که مطرح می‌شود، این است که اتوماسیون اداری چیست؟ در ساده‌ترین تعریف، اتوماسیون اداری راهکارهایی هستند که از طریق خودکارسازی وظایف تکراری و روزمره باعث کاهش حجم کار و افزایش بهره‌وری در سازمان شما می‌شوند. این راهکارها می‌توانند مشابه فناوری‌هایی باشند که شما قبلا از آنها استفاده کرده‌اید. برای مثال اتوماسیون مکاتبات اداری شباهت زیادی با سیستم‌های پست الکترونیکی دارند، با این تفاوت که سیستم‌های اتوماسیون اداری امکان دسته‌بندی، پاسخ‌دهی هوشمند، ارجاع، امضای الکترونیکی و نظارت بر روند نامه‌های اداری را فراهم می‌کنند.
این راهکارها در ایران به عنوان سیستم‌های اتوماسیون اداری شناخته می‎‌شوند، ولی نام بین‌المللی آنها ECM است. خودکارسازی و دیجیتالی‌کردن مکاتبات در سازمان و مدیریت و طبقه‌بندی اسناد سازمانی، بخش اصلی در تعریف اتوماسیون اداری محسوب می‌شود. با این حال، راهکارهای اتوماسیون اداری‌، می‌توانند قابلیت‌های متفاوت دیگری را نیز ارایه کنند. لازم به ذکر است که شرکت فراگستر یکی از اصلی‌ترین ارایه‌دهندگان خودکارسازی فرآیندهای اداری و سازمانی در ایران است. �