7 نکته و ترفند برای مدیریت بهتر کارها و افزایش بهره‌وری

کارهای روزانه پایه و اساس موفقیت شما هستند و این کارهای به ظاهر ساده، اقدامات گام به گام مورد نیاز برای رسیدن به تمام اهداف شخصی و حرفه‌ای به حساب می‌آیند. به عبارت دیگر، فهرست کارهای به ظاهر بی‌پایان شما نقشه راه‌تان برای موفق شدن در زندگی بوده و از همین رو مدیریت موثر آن‌ها امری حیاتی است.

اگر چه ممکن است شما هم مانند بسیاری از افراد دیگر عجله داشته و در اولین قدم به سراغ استفاده از اپلیکیشن‌های ویژه برای سازماندهی کارهای روزانه خود بروید (که به هیچ وجه حرکت بدی نیست)، اما تقویت مهارت‌های مدیریتی در دراز مدت پایدارتر و موثرتر است. بنابراین، در این مقاله از دیجی رو قصد داریم تا شما را با چند نکته مهم و حیاتی جهت مدیریت هر چه بهتر کارهای روزمره و افزایش بهره‌وری آشنا کنیم.

1. تیپ زمانی خود را بشناسید

آیا شما مانند یک جغد شب هستید یا یک مرغ سحر خوان؟! تمرکز کردن در صبح برای شما راحت‌تر است یا اواخر شب؟ همه ما تمایل طبیعی به خوابیدن و هوشیاری در دوره‌های خاصی از شبانه‌روز داریم. اگر چه در فرهنگ عامه مردم افراد سحرخیز موفق‌تر دانسته می‌شوند، اما واقعیت این است که نمی‌توان یک الگوی واحد را برای همه مناسب دانست.

به همین دلیل است که در اولین گام، دانستن «کرونوتایپ» یا همان «تیپ زمانی» می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش دهد. زیرا به شما امکان می‌دهد کارهای خود را بهتر برنامه‌ریزی کرده و از ساعت‌هایی که بیشترین بهره‌وری را در آن‌ها دارید، نهایت استفاده را ببرید. بنابراین، ایجاد یک برنامه کاری شخصی بر اساس تیپ زمانی شما، کار را آسان‌تر می‌کند تا در انجام کارهای خود موفق‌تر بوده و به اوج عملکرد برسید.

به عنوان مثال، اگر شما شب‌ها تمرکز بهتری دارید، باید طوری برنامه‌ریزی کنید که چالش‌برانگیزترین کارهای خود را در هنگام عصر که سطح انرژی شما در بالاترین حد است انجام دهید. برعکس، اگر صبح‌ها انرژی بیشتری دارید می‌توانید کارهای مهم‌تان را در اوایل روز انجام داده و بهترین نتیجه را کسب کنید.

2. لیستی از اولویت‌های خود تهیه کنید

اکنون که می‌دانید چه زمان از روز بیشترین بهره‌وری را دارید، وقت آن است که با استفاده از ماتریس آیزنهاور، وظایف موجود در لیست کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. این سیستم مدیریت زمان به شما کمک می‌کند وظایف را با دسته‌بندی آن‌ها به چهار اولویت مختلف، طبقه‌بندی کنید:

• فوری و مهم
• نه فوری بلکه مهم
• فوری اما غیر مهم
• کارهای نه فوری و غیر مهم.

سازماندهی لیست کارهای خود بر اساس این دسته‌بندی‌ها تشخیص اینکه کدام کارها باید اولویت داشته باشند و کدام کارها قابل چشم‌پوشی یا به تعویق افتادن هستند را آسان‌تر می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف خود را در زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارید، برنامه‌ریزی کنید و بهترین شانس را برای انجام به موقع آن‌ها داشته باشید.

به عنوان مثال، اگر یک برنامه نویس هستید، می‌توانید کارهای برنامه نویسی خود را برای زمانی که بیشترین سطح هوشیاری را دارید برنامه‌ریزی کنید و زمانی که سطح انرژی شما کم است به ایمیل‌هایتان پاسخ دهید.

3. “آن قورباغه لعنتی را قورت بده!”

احتمالاً شما هم اصطلاح “قورت دادن قورباغه” را زیاد شنیده‌اید! البته، ما در مورد قورباغه‌های واقعی صحبت نمی‌کنیم! برایان تریسی، نویسنده مشهور، این عبارت را در کتاب خود با همین نام رواج داد و استعاره‌ای است از اینکه چالش‌برانگیزترین کارهای روزانه خود را در اول صبح انجام دهید.

این یکی از بهترین راه‌ها برای غلبه بر اهمال‌کاری است، زیرا همواره ممکن است هنگام مواجهه با چالش‌برانگیزترین کارهای خود، اغلب مغلوب احساس استرس، ترس یا ضعف شوید. با خوردن اولین قورباغه (!)، این احساس ترس به یک حس موفقیت تبدیل می‌شود، اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد و به شما انگیزه و قدرت حرکت را در بقیه کارهایتان می‌دهد.

با این اینکه در روش قورت دادن قورباغه به انجام دادن چالش برانگیزترین کارها در صبح تأکید شده، اما همان‌طور که پیش‌تر هم توضیح دادیم بهترین زمان برای هر کس بر اساس کرونوتایپ او ممکن است متفاوت باشد. بنابراین، شما می‌توانید از این روش در زمانی که بیشترین انرژی و بهره‌وری را دارید، استفاده کنید.

4. از قانون پارکینسون به نفع خود استفاده کنید

به تعویق انداختن کارها یکی از رایج‌ترین معضلات و قاتل بهره‌وری است که اکثر مردم در برخی مواقع با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. یکی از دلایل اصلی که اغلب باعث می‌شود کارهای خود را تا آخرین لحظه به تعویق بیندازید این است که هیچ احساس فوریت یا ضرب‌الاجلی وجود ندارد. (قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و مضمون آن این است که «هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد.»).

خبر خوب این است که می‌توانید از قانون پارکینسون به نفع خود استفاده کرده و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. چگونه؟ اول اینکه همیشه پروژه‌های بزرگ یا پیچیده را به وظایف کوچک‌تر تقسیم‌بندی کنید. به این ترتیب، کارهای سخت آسان‌تر به نظر می‌رسند.

در مرحله بعد، یک ضرب الاجل دقیق برای هر کار تعیین کنید. این کار باعث ایجاد حس فوریت می‌شود و به شما انگیزه می‌دهد تا کار مورد نظر را قبل از موعد مقرر آن انجام دهید و از تعلل کردن دست بردارید. این راهکار به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که از لیست کارهایتان عقب نمی‌مانید.

5. تک وظیفگی را تمرین کنید

چند وظیفه بودن یا انجام دادن چند کار به صورت همزمان یکی از آن عادت‌هایی است که موثر به نظر می‌رسد، اما در واقع بسیار خسته کننده و بی‌ثمر است! با اینکه وجود تعداد زیادی وظیفه و پروژه در لیست کارهای شما ممکن است وسوسه‌تان کند که چندین کار را به طور همزمان انجام دهید، اما باید بدانید که فقط می‌توانید روی یک کار خاص به خوبی تمرکز کرده و انرژی صرف کنید.

این کار احتمال اشتباه را افزایش می‌دهد که آن هم به نوبه خود منجر به اتلاف وقت و انرژی می‌شود. از سوی دیگر، تسلط بر مهارت تک وظیفگی، بهره‌وری شما را بهبود می‌بخشد و به شما این امکان را می‌دهد تا تمام تمرکز خود را به یک کار اختصاص دهید. این کار حواس‌پرتی‌ها را به حداقل می‌رساند و به شما کمک می‌کند حین کار کردن متمرکز بمانید و بهترین نتیجه را کسب کنید.

یکی از بهترین راه‌ها برای تمرین تک وظیفگی، تعیین یک زمان مشخص برای تمرکز روی یک کار و سپس استراحت است. این تکنیک مدیریت زمان، پومودورو (Pomodoro) نامیده می‌شود و روشی موثر برای استفاده بهینه از زمان است.

6. کارهای تکراری و کم اهمیت را به صورت خودکار انجام دهید!

در مورد اهمیت اولویت‌بندی صحبت کردیم. اما برای کارهای کم ارزشی که در فهرست اولویت‌های شما قرار نمی‌گیرند، چه اتفاقی می‌افتد؟ مطمئناً در طول روز کارهای کم اهمیت‌تری مانند برنامه‌ریزی جلسات یا گذاشتن قرار ملاقات‌ها را هم در برنامه خود دارید که باید آن‌ها را هم انجام دهید، درست است؟

بهترین راه برای مدیریت اینگونه کارهای تکراری، خودکار کردن فرایند انجام آن‌هاست! خوشبختانه، امروزه برنامه‌های متنوعی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها برای خودکارسازی کارهای روزمره‌تان استفاده کنید. به کمک این برنامه‌ها، زمان و انرژی خود را برای کارهای با ارزش‌تر و حساس‌تر آزاد می‌کنید و می‌توانید بهره‌وری بیشتری در طول روز داشته باشید.

7. از نرم افزارهای مدیریتی مناسب استفاده کنید

استفاده از تمام نکات مدیریتی در بالا ذکر شد بسیار خوب و کاربردی است، اما ممکن است بدون داشتن نرم افزار مناسب برای کمک به مدیریت وظایف خود، همچنان چالش‌های زیادی پیش روی خود داشته باشید. با توجه به انبوهی از ابزارهای مدیریت وظایف که نوید می‌دهند یک شبه شما را متحول کرده و به یک نیروگاه بهره‌وری تبدیل کنند (!)، انتخاب گزینه مناسب می‌تواند بسیار سخت و گیج کننده باشد.

بنابراین، چگونه می‌توانید ابزار مدیریت وظایف مناسب خود را پیدا کنید؟ اولین کاری که باید انجام دهید این است که نیازهای خود را ارزیابی کنید. این ارزیابی به شغل، سبک کار و ترجیحات، اندازه تیم کاری و موارد دیگر بستگی دارد. ارزیابی نیازها باعث می‌شود تا مقایسه ابزارهای مختلف مدیریت وظایف برای یافتن بهترین گزینه، بسیار آسان‌تر شود.

با این نکات کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید

بهبود مهارت‌های مدیریت کار، کلید ارتقای بهره‌وری است. چه یک مدیر پروژه باشید و چه یک دانشجو، استفاده از تکنیک‌های مدیریت وظایف مناسب به شما کمک می‌کند در زمان کمتری به کارهای بیشتری برسید. با گنجاندن این نکات مدیریت کار در برنامه روزانه خود، می‌توانید مطمئن شوید که تمام موارد موجود در لیست کارهای روزانه‌تان تیک خود را به موقع خواهند خورد و هیچ کار عقب افتاده‌ای نخواهید داشت.