چت بات هوشمند چگونه هزینه های سازمان را پایین می‌آورد؟

پایین آوردن هزینه‌های سازمان در هر شرایط و دوره زمانی، همواره یکی از اهداف راهبردی و کلیدی مدیران شرکت‌ها، سازمان و مجموعه‌های اقتصادی بوده است. استفاده از ابزارهای فناوری و نوین، اصلاح فرایندها و تغییر و ساده‌سازی ساختار سازمانی از متداول‌ترین روش‌های کاهش هزینه‌های اجرایی و عملیاتی هر مجموعه‌ای است. یکی از ابزارهای فناورانه‌ای که به تازگی وارد دنیای دیجیتال مارکتینگ شده است، «چت بات هوشمند» است. چت بات‌های هوشمند، نرم‌افزارهایی مبتنی بر هوش مصنوعی و یادگیری ماشین هستند که می‌توانند با ایفای نقش‌های متفاوت در یک سازمان، هزینه‌های اجرایی، عملیاتی و نیروی انسانی را کاهش دهند. در این نوشته به این می‌پردازیم که چت‌بات های هوشمند چگونه هزینه‌های سازمان‌ها را پایین می‌آورند و موجب سوددهی بیشتر شرکت‌ها می‌شوند:

چت بات هوشمند چه فناوری و قابلیت‌هایی دارد؟

چت بات یک نرم‌افزار یا ربات گفتگو (چت) است که به عنوان یک ماشین، می‌تواند با مخاطب انسانی وارد گفتگو و تعامل شود. معمولا چت بات‌ها روی وب‌سایت‌های اینترنتی قرار می‌گیرند و کاربر پس از ورود به سایت یک شرکت یا سازمان، با آن روبرو می‌شود. کاربر می‌تواند در کادر گفتگو یا چتی که در اختیارش قرار می‌گیرد، پرسش یا درخواستش را مطرح و پاسخ نرم‌افزار یا ربات را دریافت کند.

چت بات‌های ساده بر اساس تعداد محدودی دستورالعمل، به پرسش‌های ثابت مخاطبان پاسخ می‌دهند. ولی چت‌بات‌های هوشمند، دارای فناوری هوش مصنوعی و یادگیری ماشین هستند. به این معنا که به جز منبع اطلاعاتی که در اختیارش قرار می‌گیرد، بر اساس ارتباط و تعاملش با کاربران، بر دانش و اطلاعاتش افزوده می‌شود و در مکالمات بعدی، از آن استفاده می‌کند.

یکی از ویژگی‌های کلیدی چت‌بات‌های هوشمند این است که می‌توانند متناسب با یک زبان خاص طراحی شوند تا بتوانند ریزه‌کاری‌ها و پیچیدگی‌های مخاطب خود را متوجه شوند. برای نمونه چت بات هوشمند چاتا که توسط شرکت هوش مصنوعی دلفین، متناسب با زبان فارسی طراحی شده‌ است، این توانایی را دارد که غلط‌های تایپی و املایی و یا نگارش محاوره‌ای مخاطب فارسی زبان را درک کرده و پاسخ مناسب را به او ارائه دهد.

چت بات هوشمند و کاهش وابستگی به نیروی انسانی در بخش پشتیبانی

گستره متنوعی از سازمان‌های دولتی، خصوصی، شرکت‌ها و سازمان‌ها به دلیل ارائه کالا و خدمات به مخاطبان پرشمار، نیازمند بخش پشتیبانی هستند. بخش پشتیبانی سنتی و کلاسیک، شامل مجموعه‌ای از افراد است که به صورت تلفنی یا آنلاین، به پرسش‌ها و درخواست‌های کابران پاسخ می‌دهند. از پرسش درباره قیمت یک کالا یا خدمت خاص تا پیگیری ارسال سفارش قبلی. بخش پشتیبانی سنتی، دارای هزینه بالای جذب، استخدام و پایش عملکرد نیروی انسانی است. هر زمان هم که یکی از نیروهای این بخش، از سازمان برود، کل فرایند جذب و آموزش از سر گرفته می‌شود. این در حالیست که شمار زیادی از پرسش‌هایی که تیم پشتیبانی به آنها پاسخ می‌دهد، تکراری یا شامل یک فرایند ساده اجرایی مثل چک کد رهگیری در سایت اداره پست است. یک چت بات هوشمند، می‌تواند تمام این کارهای ساده و مکانیکی را به خوبی انجام داده و وابستگی سازمان به نیروی انسانی پرشمار در بخش پشتیبانی را کاهش دهد. عملکرد شبانه روزی و هر روزه جت بات همچنین محدودیت‌های خدمت‌رسانی نیروی انسانی را هم از پیش رو برمی‌دارد.

تخصیص بهینه منابع انسانی با چت بات‌ها

هدف عملیاتی چت‌بات‌های هوشمند در میان‌مدت، حذف کامل بخش پشتیبانی نیست؛ بلکه بیشتر تخصیص بهینه نیروها است. زیرا در مجموعه مکالمات میان چت‌بات و کاربران، همواره مواردی وجود خواهد داشت که خارج از محدوده پرسش و پاسخ‌های پرتکرار یا فرایندهای مکانیکی باشد. در این مواقع، چت بات باید کاربر را به کارشناس انسانی ارجاع دهد تا مساله را بررسی و راه حل ویژه آن را به کاربر ارائه دهد. این موجب می‌شود کارشناسان و نیروهای متخصص سازمان، وقت و انرژی خود را روی مسائل ویژه، راهبردی و منحصر به فرد متمرکز کنند.

تخصیص امور دستیاری و منشی‌گری در سازمان‌ها

شکل دیگری از خدمات انسانی در سازمان‌ها که به دلیل ساده بودن، قابل واگذاری به چت‌بات‌های هوشمند است، امور منشی‌گری و دستیاری است. تعیین وقت‌های ملاقات، هماهنگی جلسات و اتاق جلسات، امور تحویلداری و ارسال و دریافت، از این دست خدمات هستند که چت‌بات‌ها می‌توانند بخش بزرگی از آنها را به صورت ماشینی انجام دهند.

افزایش همزمان نرخ فروش و رضایت‌مندی کاربران 

چت‌بات‌های هوشمند با حذف صف انتظار برای پاسخگویی، پاسخ‌دهی سریع و بدون توقف و همچنین عملکرد استاندارد و بدون خستگی و خطای انسانی، می‌توانند تاثیر مثبت و چشمگیری هم بر رضایت کاربران و هم نرخ فروش و سفارش داشته باشند. کاربران وقتی بدون معطلی پاسخ خود را بیابند و اطلاعات مورد نیاز درباره کالا و خدمات سازمان را دریافت کنند، می‌توانند به کیفیت عملکرد مجموعه اعتماد کنند.

شرکت‌ها امروز در دنیایی با شدیدترین شکل رقابت حضور دارند و کاربران به سادگی و با کوچکترین احساس نارضایتی و یا تعلل از سوی خدمات‌دهنده، به سراغ شرکت‌های رقیب می‌روند. یک چت بات هوشمند به درستی طراحی شده، ویترین و سخنگوی کسب و کار شما در هر ساعتی از شبانه‌روز است.

بهبود ارتباط میان کاربر و سازمان

یک کاربر برای بیان درخواست، انتقاد یا سفارشش به یک شرکت یا سازمان چه روش‌هایی در اختیار دارد؟ تماس تلفنی، فرم‌های اینترنتی و ایمیل. همه اینها مجموعه ای از تاخیرها و محدودیت‌های عامل انسانی را در خود دارند. حال تصور کنید کاربر بتواند سفارش خود را در قالب یک چت بات، با مشاوره یک ربات هوشمند در چند دقیقه انجام دهد. یا کاربری که شغلی شبانه دارد بتواند درخواستش را ساعت ۲ بامداد به چت بات هوشمند یک مجموعه ارائه کند و پاسخش را در لحظه دریافت کند. همه اینها، موجب می‌شود ارتباط بین سازمان و مشتری بهینه شود و این ارتباط تضمین‌کننده دورنمای اقتصادی سازمان است.

اگر شما هم به عنوان مدیر و گرداننده یک سازمان، ترغیب شده‌اید که با استفاده از چت بات‌های هوشمند، به سودآفرینی بیشتر کسب و کار و سازمانتان کمک کنید، بهتر است با چت بات چاتا، تازه‌ترین محصول گروه هوش مصنوعی دلفین آشنا شوید. همکاران آماده ارائه دموی رایگان چت بات هوشمند چاتا و مشاوره برای پیاده‌سازی آسان و کم‌هزینه چاتا بر روی وب‌سایت سازمانی شما هستند.

#توجه: این مطلب یک رپرتاژ تبلیغاتی بوده و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده تهیه و نگارش شده است.
gsxr مسئولیتی در قبال محتوای تبلیغاتی ندارد.