چگونه منظم باشیم و کارها را سر وقت انجام دهیم؟

اغلب مردم به دلیل نبود برنامه‌ریزی دقیق و منظم نمی‌توانند وظایف و فعالیت‌های خود را در موعد مقرر انجام دهند و همین امر باعث می‌گردد تا اغلب کارهای خود را پشت گوش انداخته و از انجام آن گریزان باشند. بسیاری از این فعالیت‌ها می‌تواند تنها با یک برنامه‌ریزی ساده به سرانجام برسند، ولی باید دید چطور می‌توان این اهداف را با نظم و دقت خاص شروع نمود. اولین قدم برای این کار شناخت چند ترفند و راهکار ساده خواهد بود. در این مطلب از دیجی رو با یادگیری چند راهنمایی و ترفند کاربردی می‌توانید کارهای خود را نظم بیشتری بخشید.

از شب قبل شروع کنید

هر شب کارهای مهمی که باید در روز بعد انجام دهید را یادداشت و تنظیم کنید. مهم نیست که شما برای این کار از دفترچه و قلم استفاده می‌کنید یا اپلیکیشن، تنها این موضوع اهمیت دارد که اهداف و برنامه‌های خود را مرور و ثبت کنید. حتماً شب قبل، درمورد برنامه روز بعدتان اطلاع داشته باشید و آن را نظم داده و تنظیم کنید.

کارهای سخت را تقسیم کنید

اگر کاری که قصد انجامش را دارید، ظاهراً بزرگ، پیچیده و سخت باشد، احتمال زیادی وجود دارد که از انجام آن منصرف شوید و آن را کنار بگذارید. تقسیم‌بندی و کوچک کردن کارهای بزرگ به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید تمام کارتان را بدون اضطراب و ترس انجام داده و نسبت به تکمیل آن امیدوار باشید.

اولویت‌بندی کنید

داشتن علم و آگاهی کافی برای اولویت‌بندی کارها، امری بسیار مهم است. یکی از رموز اصلی برای نظم دادن به کارها و انجام به موقعشان، رتبه‌بندی و اولویت‌بندی آن‌ها خواهد بود.

به هر وظیفه در لیست کارهایتان یک رتبه و اولویت بدهید، زمانی که به کارهایی برخوردید که به یک اندازه اهمیت دارند، به سرعت تصمیم بگیرید و از یکی از آن‌ها شروع کنید.

مغزتان را جارو کنید!

گاهی اوقات ذهن شما آنچنان پر از ایده، کار، پروژه و موارد عجیب و غریب است که تمرکزتان را از بین می‌برد. کافی است به مدت نیم ساعت با یک قلم و کاغذ بنشینید و آنچه که در ذهنتان می‌گذرد را نوشته و تمام افکارتان را از مغزتان پاک کنید. حال می‌توانید افکارتان را تقسیم‌بندی نموده و از مهم‌ترین آن‌ها شروع کنید. هنگامی که ذهنتان را جارو و پاک کردید، می‌توانید کارهایتان را نظم ببخشید و با تمرکز کامل انجام دهید.

از فناوری و تکنولوژی روز بهره ببرید

در کارهایتان از نرم‌افزارها و فناوری‌های نوین استفاده کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا کارتان را راحت‌تر انجام بدهید و از وقتتان حداکثر بهره را ببرید. مثلا به جای اینکه هر روز مدت زمانی را صرف قرار دادن مطلب روی سایت کنید، قرار گرفتن مطالب را خودکار نموده یا اینکه سایت‌های مهم را به لیست علاقه‌مندی‌ها اضافه کنید تا هر بار به دنبالشان نگردید. حتماً توجه داشته باشید که امکانات، توانمندی شما را افزایش می‌دهد.

نوشتن کارها در تقویم

بررسی و نوشتن دقیق برنامه‌ها و کارهایتان در تقویم، امری بسیار مهم است. کارهایتان را در یک تقویم کاغذی یا اپلیکیشن بنویسید و برنامه‌ریزی کنید. وظایف و کارهای تکراری را به زمان‌ها و روزهای خاصی اختصاص دهید تا انجامشان برایتان عادی شود. هم اکنون می‌دانید که چه چیزهایی در تقویم شما ثبت و نظم بخشیده شده‌اند.

منضبط باشید

انجام و موفقیت در کار نیاز به نظم در کار و منضبط بودن فرد دارد. برای این که یک فرد منضبط باشید در کارتان برنامه‌ریزی کنید، زمان استراحت مشخصی داشته باشید، به خودتان پاداش دهید و کارهای سخت را تقسیم‌بندی کنید. همه این کارها باعث می‌شوند تا شما به یک فرد منضبط تبدیل شده و تمام کارهایتان را سر موقع انجام دهید.

مدیتیشن

مدیتیشن ابزاری فوق‌العاده برای افزایش بهره‌برداری از ذهن است. زمانی که شما در لحظه زندگی کنید و تمام ذهنتان روی یک موضوع متمرکز باشد، احتمال موفقیت و به ثمر رساندن کارتان افزایش می‌یابد.

با مدیتیشن ذهنتان را آرام کنید، پس از مدتی متوجه خواهید شد که برنامه‌تان منظم‌تر شده و کارهایتان را سر موقع انجام می‌دهید.

از کارهایی که متنفرید شروع کنید

اگر مدتی است که کاری را به عقب می‌اندازید و از انجام آن اجتناب می‌کنید، هم اکنون به سراغ همان کار بروید و از آن شروع نمایید. ابتدای روز کاریتان را با کارهای سخت و نفرت‌انگیز شروع کرده و مشتاقانه منتظر کار مورد علاقه خود باشید.

محول کردن کارها به دیگران

تمام وظایف وکارها را خودتان به تنهایی انجام ندهید. سعی کنید تنها رهبری و سازماندهی کارها بر عهده خودتان باشد. سایر وظایف و کارهای جانبی را به دیگران محول نموده و فقط به وظایف و مسئولیت‌هایشان نظم دهید و ارزیابی‌شان کنید. خودتان فقط کارهایی را انجام دهید که احساس می‌کنید در آن متخصص هستید و از عهده آن بر می‌آیید.

از تکنولوژی برای برنامه‌ریزی استفاده کنید

اپلیکیشن‌ها و برنامه‌های زیادی وجود دارد که به شما کمک ‌می‌کنند تا کارهایتان را لیست کرده و برنامه‌ریزی کنید. از اپلیکیشنی استفاده کنید که متناسب با سبک کاری و شخصیتی شما باشد. این نرم‌افزارها حتی بعد از تنظیم برنامه نیز می‌توانند مجدد اولویت‌بندی شوند و تغییر یابند.

از سر و صدا دوری کنید!

برای جلوگیری از حواس‌پرتی در حین انجام کار، از ایمیل و رسانه‌های اجتماعی دور باشید. سعی کنید در حین انجام وظایفتان از سر و صدا و کارهای حاشیه‌ای دوری کنید و نهایت تمرکز را روی اهدافتان داشته باشید. اگر انجام این کار برایتان سخت است، به خودتان قول بدهید که با وجود حواس‌پرتی‌ها و مشکلات، مقدار مشخصی کار را در زمان تعیین شده حتماً انجام می‌دهید.

از چک کردن مداوم پیام‌ها پرهیز کنید

نگاه کردن و چک کردن ایمیل و پیام‌های ارسالی شبکه‌های اجتماعی، می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد و فکرتان را مشغول کند. حتما پیام‌های مهم را مشخص نموده و ایمیل و پیام‌های غیر فوری را در جای دیگری قرار دهید تا بتوانید در فرصت مناسب آن‌ها را بررسی کنید و پاسخ بدهید. حواستان باشد وقتتان را در رسانه‌های اجتماعی تلف نکنید و از دست ندهید.

در برنامه خود منعطف باشید

با وجود اینکه شما باید یک برنامه مشخص داشته و به اجرای برنامه‌تان پایبند باشید، ولی در عین حال باید بتوانید طبق شرایط، برنامه و اهداف خود را تغییر دهید. از برنامه و لیست کارهایتان به عنوان یک راهنما استفاده کنید و این قدرت را داشته باشید که با پیش آمدن شرایط خاص، بتوانید آن را عوض نمایید. بنابراین، در برنامه‌ریزی مجددی که می‌خواهید انجام بدهید، حواستان به وضعیت‌های فوق‌العاده و اضطراری باشد.